Virtual Data Room to zaawansowane narzędzie wykorzystywane przez firmy w celu bezpiecznego przechowywania, zarządzania i udostępniania poufnych informacji oraz dokumentów. Rola VDR w dzisiejszym biznesowym świecie jest ogromna — to właśnie rozwiązania tego typu przyczyniają się do efektywniejszego przeprowadzania transakcji, współpracy między różnymi podmiotami, a także do ochrony wrażliwych danych.
Co to jest Virtual Data Room?
Virtual Data Room to elektroniczne repozytorium dokumentów online, które umożliwia firmom przechowywanie i udostępnianie poufnych informacji zewnętrznym podmiotom. Jest to zaawansowane narzędzie służące do bezpiecznego zarządzania i udostępniania dokumentacji w procesach biznesowych — zwłaszcza w transakcjach typu fuzje i przejęcia (M&A), due diligence, pozyskiwanie inwestorów, sprzedaż nieruchomości, procesy OZE, itd.
Rozwiązanie to zyskało ogromną popularność, zarówno wśród dużych korporacji, jak i mniejszych firm, a jego zastosowanie z roku na rok staje się coraz bardziej wszechstronne. Z VDR korzystają firmy z różnych sektorów gospodarki. Mowa tutaj o przedsiębiorstwach energetycznych, przemysłowych, motoryzacyjnych czy kancelariach prawniczych.
VDR — zastosowanie
Głównym zadaniem Virtual Data Room jest zapewnienie maksymalnego poziomu bezpieczeństwa wszelkim informacjom, które wymieniane są między różnymi podmiotami. To właśnie wysokie standardy bezpieczeństwa wyróżniają VDR na tle innych podobnych systemów — dane zabezpieczone są w tym przypadku na poziomie porównywalnym z bankowością elektroniczną.
Dostęp do informacji jest ściśle kontrolowany i monitorowany przez administratora. Jedną z kluczowych funkcjonalności VDR jest możliwość zapraszania użytkowników i nadawania im odpowiednich uprawnień. To administrator decyduje, kto będzie miał dostęp do informacji, do jakich konkretnie dokumentów i w jakim zakresie (np. czy będzie mógł je zapisać, wydrukować). Dzięki temu nawet najbardziej poufne dokumenty mogą być udostępniane zewnętrznym firmom w sposób bezpieczny, monitorując przy tym aktywność przeglądających je osób w czasie rzeczywistym.
Osoby zaproszone do Virtual Data Room mogą komfortowo pracować ze swoich biur, z dowolnego miejsca na świecie, o dowolnej porze dnia i nocy. Dzięki VDR cały proces analizy dokumentów jest realizowany w sposób efektywniejszy i wygodniejszy dla wszystkich uczestników. Równoczesny dostęp do danych biznesowych przez przedstawicieli firmy i inwestorów, pozwala na równoległe negocjacje, a transparentność procesu daje sprzedającemu możliwość dotarcia do większej liczby podmiotów zainteresowanych współpracą.
VDR jest też coraz częściej wykorzystywany przez firmy do realizacji różnego rodzaju projektów, które wymagają udostępnienia poufnych informacji zewnętrznym partnerom, takim jak doradcy, instytucje finansowe czy firmy współpracujące. Co więcej, VDR daje możliwość ochrony własności intelektualnej i patentów przy jednoczesnym przestrzeganiu rygorystycznych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO.
Wybór VDR musi być dobrze przemyślany. Warto wybierać systemy posiadające odpowiednie certyfikaty, referencje od klientów i silne zabezpieczenia. Dodatkowo VDR powinien być szybki, intuicyjny w obsłudze i oferować stałe wsparcie supportu.
Źródło: Materiał Partnera
